Hacer y ejercer un presupuesto en Tecnologías de Información o sistemas es todo un reto, por lo que debemos de realizar un esfuerzo para que éste sea claro, transparente y que de verdad muestre un valor para tu empresa. 

En Antar como consultores y habilitadores en Transformación Digital frecuentemente encontramos áreas de oportunidad donde identificamos claramente el impacto positivo que la tecnología correcta puede tener en las organizaciones haciéndolas más productivas y competitivas, sin embargo, para materializar estas iniciativas nos encontramos con retos presupuestales. 

Constantemente al platicar con tomadores de decisiones del área financiera escuchamos frases como: 

• A “sistemas” no hay presupuesto que le alcance.
• Nuestro departamento de TICs cada año solicita más recursos. 
• Cuando queremos lanzar un proyecto nuevo tenemos que pedir “asignaciones especiales” 

La revista digital CIO (Chief Information Officer) documenta en un articulo que: “ En los últimos años la gestión del presupuesto se ha vuelto más compleja y demandante, debido, entre otros factores, a las tecnologías emergentes, a las necesidades cambiantes del negocio, los nuevos jugadores, la oferta global y a ejecutivos más informados. Y aunque con las nuevas tendencias no todo el gasto/inversión es administrado por las áreas de TI, debemos involucrarnos.

Además, este tipo de presupuestos tiene un grado importante de incertidumbre, ya que es muy probable que nos afecten fluctuaciones en el tipo de cambio, la rotación de personal en áreas de Tecnología, contingencias y ataques externos, así como cambios y nuevas regulaciones que deberemos atender.” Y termina el articulo preguntando ¿Qué deben hacer los CIO ante esta situación?

Con 37 años de experiencia hemos identificado diversas causas, pero aquí te vamos a compartir 3 razones por las que tu departamento de sistemas esta gastando de mas.

1

Parálisis por análisis. Vivimos inundados de información, en lo personal y en lo laboral.

Hay datos en todos lados, de cualquier tamaño, forma y color. Esa abundancia crea tal complejidad que provoca angustia; Recopilar los costos actuales de nuestra operación verificando contra el presupuesto corriente ¿Qué cambios ha habido y por qué? . Querer encontrar algo específico es lo mismo que buscar una aguja en un pajar.

2

Falta de optimización y transparencia en el consumo de servicios.

Desde el punto de vista empresarial, resulta un reto titánico cumplir con esta tarea, sobre todo en la administración del presupuesto, desde el punto de vista consumo, a pesar de la existencia de la factura electrónica, esta solamente indica el importe total a pagar, poca orientación se obtiene de este documento si se desea el desglose de conceptos, el responsable de contratación de los servicios de telecomunicaciones o la aportación de cada centro de costos al total de dicha factura.

Esta tarea se vuelve a un mas compleja si al pedir el desglose de conceptos a los diferentes operadores o carriers contratados por una compañía, cada proveedor utiliza conceptos y formatos diferentes. 

3

Complejidad para ejercer responsablemente, controlar y monitorea el presupuesto. 

Consolidar los conceptos usados por todos los proveedores y mapearlos en cuentas que hagan sentido en el contexto financiero de una organización es una labor compleja y demandante sin el uso de herramientas adecuadas que ayuden leer el detalle de las facturas, identificar los cargos y clasificarlos de acuerdo a los conceptos presupuestales autorizados, por lo cual monitorear, controlar y proponer iniciativas de optimizacion se vuelve muy complejo.  

Estas posibles razones te darán visibilidad sobre  en donde puedes mejorar la Gestión del Gasto  y reducir costos, si quieres conocer más acerca de como monitorear y controlar el presupuesto te invito agendar una evaluación SIN COSTO y con gusto uno de nuestros ejecutivos se comunicará contigo para aclarar cualquier duda. 

Información :  de Saúl Benavides